Si quieres rendir mejor en el trabajo, o quieres administrar mejor tú tiempo, entonces lo mejor es sumergirte en el mundo de la productividad personal. Es por ello que en este artículo vamos a ver qué es y cómo ser más productivos para tener más tiempo y ser más exitosos en nuestra vida y proyectos.

Productividad personal ¿qué es?

La productividad personal es el rendimiento y avance que puede darle una persona a su trabajo en menos tiempo.

La productividad personal es todo el trabajo de utilidad que podamos hacer en un lapso menor de tiempo. Para entenderlo mejor, no es lo mismo tener la oportunidad de resolver un problema en 4 horas, a tener las capacidades de resolverlo en tan solo 7 minutos.

Gracias a la productividad personal se puede adelantar trabajo y ahorrar tiempo, ganar más dinero y evitar estrés y otras cosas más. Ahora bien, la cuestión es que si no sabemos cómo ser productivos no tendremos resultados positivos.

Acciones que te hacen perder tiempo

Antes de empezar con los consejos, es MUY IMPORTANTE que identifiques las acciones que te hacen perder tiempo. Si las identificas, podrás eliminarlos y todos los consejos que te de, serán mucho más efectivos y potenciarán tu productividad personal.

La técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro es una estrategia utilizada para la optimización del tiempo del que disponemos. Con ella se puede mejorar la productividad personal que tengamos o construirla de cero. Esta técnica es muy poderosa y efectiva, y por eso muchos líderes de diferentes industrias la utilizan.

El empresario Chris Winfield luchó mucho tiempo para administrar su tiempo y lograr ser más productivo en su trabajo. Para tratar de lograrlo, realizo muchas investigaciones y pruebas personales. Allí pudo descubrir que tenía la capacidad de tener un alto nivel de productividad por 25 minutos.

Y así fue como dió con la técnica Pomodoro y logró balancear su carrera y su vida. Se dio cuenta que dedicaba 80 horas al trabajo en la semana y no estaba logrando nada. En este momento comenzó a ver cómo tener más rendimiento y aplicó la técnica Pomodoro.

Para ello, puso en práctica algunas cosas:

  1. Eligió una tarea concreta.
  2. Al empezar, colocó un temporizador con 25 minutos.
  3. Trabajó todo lo que pudo en esos 25 minutos.
  4. Luego se tomó un descanso de 5 minutos, aquí terminó con un período Pomodoro.
  5. Repitió todos los pasos 4 veces.
  6. Después de cada 4 veces se tomó descansos más extensos de 20 minutos o más tiempo.

Tras aplicar esta técnica, invertía menos tiempo en el trabajo y tenía el mismo rendimiento que antes y al ir avanzando obtuvo más. Es por ello que es muy utilizada a nivel mundial, y te la recomiendo para incrementar tu productividad personal.

Tiempo productivo o Timing productivo

Existen dos tipos de tiempos productivos, los cuales se encuentran compuestos de forma diferentes. Podemos encontrar el de administración de operaciones y el de economía política. El tiempo productivo para hacer varias operaciones se encuentra formado por 4 etapas:

  1. Tiempo de espera. es el tiempo en el que nos podemos tardar en empezar cualquier actividad, tarea u operación.
  2. Tiempo de preparación: es el tiempo del cual debemos requerir para realizar cualquier actividad, tarea u operación.
  3. Tiempo de operación: este es el tiempo que en realidad nos demoramos para llevar a cabo nuestro objetivo o plan.
  4. Tiempo de transferencia: este es el tiempo que nos tardamos en entregar a la persona el producto ya realizado.

Por su parte, el Timing productivo en economía política se encuentra distribuido en otras 4 etapas. Estas son:

  1. Periodo de trabajo: este es el tiempo durante el que nos concentramos de lleno en el trabajo útil.
  2. Tiempo de rendimiento frente a fuerzas de la naturaleza: este tiempo no se trata de crear trabajo útil frente a las condiciones normales sino ante el sometimiento de fuerzas naturales tales como tomar vino u otras sustancias.
  3. Tiempo de interrupciones naturales: este es el tiempo en el que naturalmente hay que detenerse. Como por ejemplo beber agua, comer algo, ir al baño o agarrar un poco de aire.
  4. Tiempo en el que los medios de producción se encuentran inactivos: esto se hace para garantizar las vías de producción y generar un fundamento productivo en grandes magnitudes.

Diferenciar lo urgente de lo importante

Con frecuencia el rendimiento en el trabajo y la productividad personal se encuentra afectados por no saber diferenciar lo urgente de lo importante. Por eso, vamos a analizar estos conceptos básicos, diferenciando las cualidades entre unas y otras.

Urgente

La urgencia es un factor o cualidad que se encuentra estrictamente relacionada con la fecha de entrega y el tiempo de realización. Para volver más urgente una tarea, podemos anticipar su fecha de entrega. En cambio, si la aplazamos se vuelve menos urgente.

Importante

La importancia es un factor o cualidad que se encuentra estrictamente relacionada con el efecto que pueda causar esta. Si existen dos tareas que se pueden hacer en el mismo tiempo, la más importante es la que nos pueda dar más beneficios o traiga graves consecuencias el no entregarla.

Para priorizar las tareas es necesario tener en cuenta estos conceptos, ya que podemos dar nuestra atención a la tarea equivocada. Y para ello quiero que compartir el siguiente gráfico que nos muestra una excelente forma de diferenciar estos dos conceptos y puedas tomar mejores decisiones.

Diferencia Urgente vs Importante

GTD: Sistema de planificación de tareas

GTD (Getting Things Done) es un sistema para gestionar las tareas. Este fue diseñado por David Allen. Su objetivo es el de tener un seguimiento realista de las tareas y tener en cuenta lo que ya se tiene y lo que falta. Además de no desviarse de lo que ya se hace.

Se trata de saber invertir bien el tiempo y posee una regla llamada “si te toma 2 minutos hazlo, ya que para posponerla te tardarás 2 minutos”

Cómo definir una tarea y hacerla

Uno de los pilares de la productividad personal es que hay que dedicar tiempo de calidad en el establecimiento de metas, para luego enfocar nuestro trabajo en hacerlas realidad.

  1. Definir los objetivos. Los objetivos deben tener ciertas cualidades. Deben ser específicos y que se puedan alcanzar. Además, tienen que contar con ideas optimistas.
  2. Colocar plazos de tiempo. Los plazos de tiempo le pueden dar urgencia a lo importante. Ten en cuenta la “ley de Parkinson”, que nos dice que una tarea se alarga hasta ocupar todo el tiempo disponible.
  3. Ser realistas con los obstáculos. Tener en cuenta los principales problemas y cómo solucionarlos.
  4. Ser realistas con nuestras habilidades. Tener en cuenta lo que se necesita de nosotros mismos para cumplir.
  5. Ser realistas con los recursos. Saber a quienes se les pueden delegar tareas para que cumplan y lo hagan bien.
  6. Desenlace del plan de tareas. Es necesario obligarse a seguir con los pasos y adelantar todo lo que se pueda.

Consejos para aumentar la productividad

Finalmente, quiero darte algunos consejos adicionales para aumentar tu productividad. Estos consejos los he aprendido de diferentes fuentes y los he ido practicando y me han sido de mucha ayuda. Espero que lo sean para ti tambien.

Aumenta tu autoconfianza y Autoestima

Bebér una tasa de café

Uno de los beneficios del café es que nos mantiene en alerta, y nos puede beneficiar  a ser más productivos. Yo tomo café cuando me siento cansado y con la energía baja.

Otros consejos para aumentar tu productividad

  • Descansa lo suficiente.
  • Planificar labores diarias o semanales.
  • Alejar las distracciones.
  • Aplica la técnica Pomodoro.
  • Trabaja en un lugar ordenado.
  • Haz una tarea a la vez.
  • Delega o automatiza algunas tareas mediante apps.
  • Plan para revisar el e-mail. Puede ser al empezar el día, a mitad de jornada o al finalizar.
  • No estorbar los planes aprendiendo a decir que no.
  • Meditar al menos una vez al día.

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